“By failing to prepare, you’re preparing to fail,” adalah sebuah quotes dari Benjamin Franklin yang menggambarkan bahwa ketika kita akan mencapai sesuatu, diperlukan persiapan yang cukup matang. Kata-kata ini berlaku juga bagi perusahaan terkait dengan manajemen aset. Ketika perusahaan telah mempersiapkan sistem informasi manajemen aset yang cukup baik, maka kesempatan mendapatkan keuntungan yang lebih besar dapat dengan mudah dicapai di masa depan. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem informasi manajemen aset yang terintegrasi dengan Internet of Things (IoT).
Rumah sakit sebagai lembaga yang menyediakan layanan kesehatan, memiliki berbagai jenis peralatan medis dan infrastruktur yang bervariasi dengan harga yang tidak murah. Manajemen rumah sakit wajib memelihara seluruh aset tersebut karena dapat mempengaruhi profitabilitas rumah sakit. Setiap aset perlu dipantau penggunaannya, perpindahannya, bahkan sampai kepantasannya selama rumah sakit masih menggunakan aset tersebut.
Pentingnya Melakukan Manajemen Aset Bagi Rumah Sakit
Pertama-tama, rumah sakit harus mempunyai daftar dari berbagai aset yang berbeda dan solusi manajemen aset seperti apa yang diinginkan untuk dimasukkan ke dalam sistem. Berikut adalah beberapa aset fisik yang secara umum dimiliki oleh rumah sakit:
1. Sumber Daya Manusia
Meski terlihat sepele, dan perusahaan atau rumah sakit dapat sewaktu-waktu memperbarui atau mengganti sumber daya manusia (SDM) yang sudah dimiliki, aset ini perlu mendapat perhatian lebih karena menjadi satu-satunya aset yang tidak bisa hanya dinilai dari segi keuntungan atau profit belaka. Aset berupa SDM ini antara lain karyawan yang terdiri dari tenaga kesehatan, dokter, manajer, para direktur, dsb. Apabila rumah sakit ingin memiliki aset SDM yang baik, maka ada beberapa nilai yang harus dimasukkan ke dalam sistem seperti status karyawan, dan kinerja atau performance.
2. Aset Tidak Bergerak yang Mendukung Pelayanan Pasien
Alat-alat kesehatan mulai dari yang paling canggih seperti MRI, hingga tempat tidur pasien, jarum suntik, atau infus merupakan aset tidak bergerak milik rumah sakit yang harus dirawat menggunakan sistem manajemen aset yang rapi. Tujuan memiliki manajemen aset untuk aset ini adalah untuk automasi proses kerja, melancarkan sistem operasi, dan pemeliharaan untuk efisiensi biaya operasional.
3. Aset Bergerak yang Mendukung Operasional Rumah Sakit
Aset bergerak ini antara lain kendaraan seperti mobil Ambulance, kendaraan untuk mengangkut alat-alat kesehatan, kendaraan berat untuk mengangkat bahan bangunan saat merenovasi rumah sakit, dan lain sebagainya. Pelacakan aset secara real time dibutuhkan untuk melakukan pendataan tentang status dan lokasi aset, apakah aset tersebut berada dalam kondisi yang aman, juga untuk memperkirakan waktu pengiriman barang atau estimasi waktu tibanya pasien. Proses manajemen aset ini dilakukan untuk meningkatkan performa aset yang digunakan, juga untuk mencegah adanya kerugian akibat rusaknya aset di masa mendatang.
Berikut ini adalah perbedaan manajemen aset yang dilakukan secara tradisional dan yang sudah terintegrasi dengan IoT.
Sistem Manajemen Aset Tradisional
Manajemen Aset sebenarnya telah ada dan dilakukan sejak zaman dahulu kala, dan mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Namun, penggunaan IoT untuk mendukung proses manajemen aset ini masih tergolong baru diaplikasikan dalam beberapa tahun terakhir. Kelemahan sistem manajemen aset tradisional:
1. Proses entri data masih dilakukan secara manual
Sistem input data masih dilakukan secara manual, baik itu melalui spreadsheet di aplikasi Excel, atau menggunakan software yang digunakan para pekerja rumah sakit untuk menyimpan data. Proses input data yang belum tercatat oleh sistem secara otomatis dan masih memerlukan campur tangan manusia, memiliki risiko kesalahan yang lebih besar. Kesalahan remeh-temeh seperti perbedaan data asli dengan data yang diinput membuat pekerja rumah sakit harus bekerja dua kali, dan menghabiskan waktu yang seharusnya bisa dilakukan untuk membuat berbagai strategi ekspansi bisnis.
2. Manajemen yang rumit dan tidak terstruktur
Data aset dialokasikan kepada manajer, kemudian dilanjutkan untuk di-input oleh para pekerja rumah sakit. Ketika aset yang sama dibutuhkan oleh manajer bagian lainnya, dan rumah sakit atau perusahaan tidak memiliki aplikasi pengelolaan manajemen aset yang sistematis, manajer atau pengelola aset dapat berujung membagikan aset yang sama untuk kebutuhan yang berbeda. Hal ini dapat menimbulkan pencatatan aset ganda yang akan membuat perusahaan kebingungan.
3. Ketidakmampuan melacak aset secara real-time
Pengelolaan aset yang dilakukan secara manual tidak dapat merekam hal-hal krusial yang seharusnya tercatat secara otomatis oleh sistem, seperti: di mana aset tersebut berada saat ini, apakah aset tersebut sudah dikelola dengan aman, bagaimana kondisi aset tersebut, dsb. Informasi dan update aset tidak bisa dilacak sewaktu-waktu yang menimbulkan risiko hilang atau rusaknya aset tanpa diketahui oleh pengelola aset.
Smart IoT Asset Management
Smart IoT Asset Management pada dasarnya adalah kombinasi dari sistem tradisional dengan modern. Fitur-fitur mandiri, alur kerja, dan prosesnya sama seperti sistem manajemen aset tradisional, hanya saja, apabila cara tradisional lebih fokus pada detail seperti pelacakan dan alokasi aset, pemantauan alur kerja, dan lain-lain, IoT fokus pada sistem pengelolaan aset yang terintegrasi dalam satu web yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun melalui jaringan nirkabel atau internet, lengkap dengan hasil analitik pemantauan aset. Kelebihan Smart IoT Asset Management Systems:
1. Sistem Pelacakan Aset secara remote
Memudahkan pengelola aset untuk melacak kondisi aset secara real time dari manapun dan kapanpun cukup melalui perangkat smartphone. Dengan menambahkan fitur sensor jarak jauh, pengelola aset dapat melacak lokasi, statis, dan kondisi aset.
2. Automasi Alur Kerja Aset
Seluruh alur kerja manajemen aset sudah terprogram dengan sensor otomatis, artinya, aset dapat diatur untuk tetap bekerja secara otomatis berdasarkan fungsi masing-masing. Misalnya, apabila sistem mendeteksi bagian-bagian aset yang rusak atau hampir habis dan membutuhkan perbaikan, sistem akan mengirimkan permintaan pembelian atau perbaikan secara otomatis kepada penyedia atau vendor tanpa menunggu konfirmasi dari admin atau manajer aset untuk membuat daftar pembelian.
3. Sistem Pemeliharaan yang Prediktif
Dengan menggunakan sensor, kamera, dan data analytics, Smart IoT Asset Management Systems bisa memprediksi tanda-tanda atau peringatan yang timbul dari aset, membuat timeline perbaikan aset secara otomatis, dan memberi pesan kepada manajer secara otomatis sebelum permasalahan aset muncul. Peringatan tersebut dapat dibuat berdasarkan kondisi aset saat ini. IoT akan secara otomatis mengubah perintah pemeliharaan menjadi tugas-tugas yang harus dilakukan oleh manajer aset. Hal ini akan memangkas banyak biaya dan waktu, sehingga manajer aset dapat fokus memikirkan ekspansi bisnis dari aset yang sudah dimiliki.