Ketika memilih Rumah Sakit, selain dari segi pelayanan, salah satu hal yang seringkali menjadi pertimbangan pasien adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang ditawarkan. Rumah sakit dengan fasilitas pelayanan kesehatan yang lengkap dan up-to-date tentunya memiliki peluang lebih besar untuk dirujuk oleh pasien. Rumah sakit perlu mempersiapkan setiap peralatan medis yang diperlukan demi optimalisasi pelayanan dokter dan perawat terhadap pasien.
Peralatan medis dapat diidentifikasi menjadi berbagai jenis, mulai dari kursi roda sampai tempat tidur pasien, mulai dari pengukur denyut jantung sampai pengukur tekanan darah, mulai dari penyeka kapas sampai kasa perban, bahkan termasuk dokter dan pasien sendiri. Semua peralatan medis tidak cukup hanya untuk digunakan dan dirawat saja, tetapi juga harus dijamin tidak menjadi sumber masalah - yang tidak pernah diprediksi - bagi pihak manajemen Rumah Sakit.
Aset Rumah Sakit yang Banyak & Mahal, tetapi Tidak Diiringi Manajemen yang Baik
Faktanya, hingga saat ini banyak rumah sakit menghadapi permasalahan manajemen aset yang rumit. Sekian banyak peralatan rumah sakit yang mutakhir yang berkualitas tinggi, sayangnya tidak diiringi dengan pengelolaan manajemen aset oleh sumber daya manusia yang mumpuni. Hal ini menyebabkan aset rumah sakit tidak bisa difungsikan dengan maksimal dalam membantu para dokter dan perawat untuk melayani pasien. Apalagi ditambah dengan penelitian oleh John Hopkins Medicine, yang menyimpulkan bahwa kesalahan dokter dalam menginterpretasikan peralatan medis merupakan penyebab ketiga terbesar dalam tingkat kematian pasien di rumah sakit. Sistem manajemen aset rumah sakit sangatlah penting demi menghindari kesalahan pekerjaan medis yang bisa sampai menyebabkan kematian pasien.
Berbagai permasalahan dapat muncul sewaktu-waktu apabila asset rumah sakit hanya digunakan tanpa dikelola dengan baik, misalnya:
Pendataan aset tidak tercatat dalam satu laporan yang lengkap, sehingga tidak dapat di-update dan kesulitan saat harus mencari arsip tentang aset,
Sistem pemeliharaan, mutasi, dan perbaikan aset tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga peralatan medis tidak dapat diukur tingkat utiliasinya,
Kesulitan mengelola investasi aset karena tidak ada data yang akurat untuk menjadi acuan perhitungan masa penyusutan atau usia aset tersebut,
Rentan terjadi penamaan ganda untuk aset yang sama dalam laporan, sehingga data menjadi tidak valid,
Aset yang hilang tidak dapat terlacak oleh pihak manajemen Rumah Sakit karena data sangat minim.
Permasalahan tersebut dapat terus bertambah apabila rumah sakit tidak memperhatikan manajemen aset dengan baik. Apabila berbagai risiko itu terus dibiarkan, kerugian besar tidak hanya ditanggung oleh pihak rumah sakit saja, melainkan seluruh stakeholders karena nilai investasi akan menurun, aset menjadi terbengkalai, dan bisnis Rumah Sakit terancam.
Peralatan Medis Saling Terintegrasi, Solusi Tepat Inventaris Aset Rumah Sakit
Manajemen Aset menurut Hariyono (2007) merupakan proses pengelolaan aset (kekayaan) baik berwujud dan tidak berwujud yang memiliki nilai ekonomis, komersial, dan nilai tukar, mampu mendorong tercapainya tujuan dari individu dan organisasi melalui proses manajemen planning, organizing, leading, dan controlling. Hal ini berutujuan untuk mendapatkan keuntungan dan mengurangi biaya secara efisien dan efektif. Dari pernyataan ini, dapat disimpulkan bahwa Rumah Sakit membutuhkan sistem manajemen aset berbasis teknologi yang mampu menginventarisir proses-proses manajemen demi tercapainya tujuan pengelolaan aset untuk investasi jangka panjang.
Aset di fasilitas kesehatan (faskes) tingkat kecil memang masih dapat diatasi dengan teknologi pengelolaan aset sederhana, misalnya Microsoft Excel dengan pengelolaan data sederhana, karena aset di faskes daerah cenderung lebih sedikit daripada aset di rumah sakit. Rumah sakit besar, apalagi yang menjadi rujukan pemerintahan tentu memiliki ribuan aset yang harus dikelola, dengan spesifikasi yang tentu tidak akan mampu diatasi hanya dengan aplikasi pengelolaan data sederhana seperti Microsoft Excel. Butuh penyimpanan data dengan kapasitas tak terbatas seperti Cloud, dengan aplikasi pendukung yang memadai untuk mengelola aset rumah sakit dalam jumlah besar.
Manajemen aset rumah sakit yang unggul dapat menjadi landasan paling mendasar bagi perkembangan selanjutnya: koneksi antara sesama aset. Salah satu karakteristik sebuah Smart Hospital adalah kondisi dimana setiap peralatan medis tidak hanya bisa bekerja secara mandiri tanpa bantuan operasional dari dokter dan perawat, tetapi bisa bekerjasama antara sesama peralatan medis. Disini peran teknologi Internet of Medical Things (IoMT) lahir, dimana akan peralatan medis akan terhubung, umumnya dengan Bluetooth Low Energy (BLE) agar bisa saling terintegrasi dan bisa bekerja satu sama lain. Dengan konsep ini, maka dokter dan perawat dapat memberikan perhatian yang sesungguhnya kepada pasien daripada disibukan dengan kegiatan operasional dengan peralatan medis.
Kini, sudah saatnya untuk beralih ke sistem manajemen aset berbasis aplikasi yang dapat diakses kapanpun dan dimana pun, dengan berbekal koneksi internet dan perangkat smartphone atau PC. Sistem aplikasi ini akan membantu fasilitas pelayanan kesehatan untuk manajemen aset rumah sakit yang lebih baik, dengan kapasitas penyimpanan data berbasis Cloud, yang dapat digunakan untuk menyusun anggaran perawatan, pengadaan aset, hingga menghitung atau memperkirakan nilai investasi yang berpotensi, secara cepat, mudah, dan efisien.
Manfaat yang didapatkan dari sistem manajemen aset berbasis aplikasi tentu saja lebih besar daripada sebatas - manajemen aset. Tujuan utama dari sebuah peralatan medis adalah untuk membantu para dokter dan perawat memberikan pelayanan yang terbaik bagi pasien. Untuk itu, sudah saatnya rumah sakit beralih menggunakan aplikasi manajemen aset dengan teknologi internet demi kemudahan dalam pengelolaan aset. Aset berkualitas, tanpa manajemen yang baik, akan mengurangi nilai investasi, dan berujung pada terbengkalainya peralatan medis mahal. Aset berkualitas, dengan manajemen yang baik, akan menjadi langkah rumah sakit menuju Smart Hospital.