5 Risiko Hukum bagi RS yang Belum Punya Rekam Medis Elektronik

Dalam konteks hukum, apa yang tidak tercatat sering kali dianggap tidak pernah terjadi. Ini menjadi tantangan nyata bagi banyak rumah sakit yang masih mengandalkan dokumentasi yang belum sepenuhnya terstruktur dan dapat diverifikasi. Ketika sengketa medis terjadi, kelemahan pada rekam medis dapat langsung mempengaruhi posisi hukum rumah sakit, bahkan ketika tindakan klinis sudah dilakukan dengan benar.

Dalam banyak kasus, proses pembelaan tidak menjadi sulit karena tindakan medis yang keliru, tetapi karena dokumentasi yang tidak cukup kuat untuk membuktikan apa yang sebenarnya terjadi.

Rekam medis kertas yang ada memang sering kali lengkap secara isi. Namun tanpa timestamp yang tidak bisa dimanipulasi, tanpa audit trail yang jelas, dan tanpa mekanisme untuk memastikan integritas data, dokumen tersebut menjadi rentan dipertanyakan dalam proses hukum.

Situasi seperti ini bukan hal yang jarang terjadi. Banyak rumah sakit yang belum mengimplementasikan rekam medis elektronik sesuai standar regulasi sebenarnya berada dalam posisi yang cukup rentan, meskipun operasional sehari-hari berjalan dengan baik.

Sejak PMK Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis diterbitkan, kewajiban penyelenggaraan rekam medis elektronik tidak lagi bisa dipandang sebagai isu teknis semata. Ini adalah bagian dari kepatuhan hukum yang menyentuh langsung tanggung jawab direksi, komite medis, dan manajemen rumah sakit secara keseluruhan.

Berikut adalah lima risiko hukum yang perlu dipahami dengan konteks yang lebih utuh.

Mengapa Risiko Hukum RME Kini Lebih Serius

Sebelum masuk ke risiko spesifik, penting untuk memahami mengapa konteksnya berubah dalam beberapa tahun terakhir.

Pertama, regulasi kini lebih tegas terhadap format elektronik. PMK 24/2022 tidak lagi memberikan ruang untuk menjadikan rekam medis kertas sebagai pendekatan utama. Rekam medis elektronik adalah kewajiban.

Kedua, pengawasan semakin sistematis. Kementerian Kesehatan melalui platform SatuSehat memiliki mekanisme untuk melihat fasilitas mana yang sudah dan belum terintegrasi. Ketidakpatuhan yang sebelumnya tidak terlihat kini menjadi lebih transparan.

Ketiga, ekspektasi hukum ikut meningkat. Hakim, auditor, dan lembaga penyelesaian sengketa medis memahami bahwa teknologi rekam medis elektronik sudah tersedia. Ketika rumah sakit belum menggunakannya, hal ini bisa dipertanyakan.

Keempat, kesadaran pasien terus berkembang. Hak atas informasi medis semakin dipahami, dan tuntutan terhadap transparansi dokumentasi menjadi lebih tinggi.

Dengan latar ini, risiko hukum yang muncul tidak lagi bersifat teoritis.

Risiko 1: Sanksi Administratif dari Regulator

PMK Nomor 24 Tahun 2022 mengatur bahwa pelanggaran terhadap ketentuan rekam medis dapat dikenakan sanksi administratif. Bentuknya bisa berupa teguran, penghentian sementara kegiatan, hingga pencabutan izin.

Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2023 tentang Kesehatan juga memperkuat kewenangan pengawasan terhadap fasilitas pelayanan kesehatan.

Sekilas sanksi administratif terlihat tidak terlalu berat. Namun dampaknya bisa berlanjut ke banyak aspek operasional.

Teguran tertulis akan tercatat dalam sistem pengawasan resmi. Ini dapat mempengaruhi proses perizinan berikutnya. Dalam beberapa kasus, penghentian sementara layanan juga berdampak langsung pada pendapatan rumah sakit.

Hal yang sering terlewat adalah akumulasi pelanggaran. Satu teguran mungkin tidak terasa signifikan. Namun ketika terjadi berulang, catatan kepatuhan rumah sakit akan terbentuk dan dapat mempengaruhi penilaian regulator di masa depan.

Risiko 2: Lemahnya Posisi dalam Sengketa Medis

Dalam sengketa medis, rekam medis adalah bukti utama. Undang-Undang Praktik Kedokteran mewajibkan setiap dokter untuk membuat rekam medis. Kegagalan memenuhi kewajiban ini merupakan pelanggaran tersendiri, terlepas dari benar atau tidaknya tindakan medis yang dilakukan. Masalah yang sering muncul bukan pada tindakan klinis, tetapi pada dokumentasinya.

Beberapa celah yang sering ditemukan antara lain dokumentasi yang tidak lengkap, kronologi yang tidak jelas, serta tidak adanya bukti perubahan data.

Dalam situasi seperti ini, jika suatu tindakan tidak tercatat, maka secara hukum dianggap tidak dilakukan. Ini menjadi tantangan besar dalam proses pembelaan.

Selain itu, rekam medis yang tidak memiliki audit trail rentan terhadap tuduhan perubahan data setelah kejadian. Meskipun tuduhan tersebut tidak benar, ketidakmampuan untuk membuktikan integritas dokumen sudah cukup untuk melemahkan posisi rumah sakit.

Dampaknya tidak hanya pada hasil perkara, tetapi juga pada waktu dan sumber daya yang harus dialokasikan selama proses hukum berlangsung.

Risiko 3: Hambatan Klaim JKN dan Potensi Audit

Bagi banyak rumah sakit, klaim BPJS merupakan sumber pendapatan utama.

Seiring dengan meningkatnya sistem verifikasi, konsistensi antara data klaim dan rekam medis menjadi semakin penting.

Ketika rekam medis tidak terstruktur dengan baik, risiko ketidaksesuaian data meningkat. Hal ini bisa memicu audit atau bahkan penolakan klaim.

Dalam kondisi tertentu, rumah sakit juga dapat diminta untuk mengembalikan dana klaim yang dianggap tidak sesuai.

Arah ke depan menunjukkan bahwa sistem verifikasi akan semakin terintegrasi dengan data nasional. Artinya, kemampuan untuk menunjukkan data yang konsisten dan dapat ditelusuri menjadi kebutuhan dasar.

Risiko 4: Hambatan dalam Proses Akreditasi

Akreditasi KARS kini semakin menekankan pada kualitas sistem informasi dan rekam medis.

Penilaian tidak hanya melihat keberadaan sistem, tetapi juga bagaimana sistem tersebut digunakan dalam operasional sehari-hari.

Rumah sakit perlu mampu menunjukkan bahwa data tercatat secara konsisten, dapat ditelusuri, dan aman.

Tanpa sistem rekam medis elektronik yang memadai, beberapa hal menjadi sulit dilakukan. Misalnya menarik indikator mutu secara otomatis, menunjukkan audit trail, atau membuktikan pengaturan hak akses data.

Kegagalan dalam memenuhi aspek ini dapat mempengaruhi hasil akreditasi.

Dampaknya tidak berhenti pada sertifikat. Akreditasi juga berkaitan dengan kerja sama dengan BPJS serta kepercayaan masyarakat.

Risiko 5: Tanggung Jawab Hukum Pengurus RS

Risiko ini jarang dibahas, tetapi penting untuk dipahami. Dalam kondisi tertentu, ketidakpatuhan terhadap standar rekam medis dapat memperburuk posisi hukum rumah sakit dalam kasus yang melibatkan kerugian pasien.

Direksi sebagai penanggung jawab penyelenggaraan memiliki peran dalam memastikan sistem berjalan sesuai regulasi.

Jika ditemukan bahwa sistem dokumentasi tidak memadai dan berkontribusi pada masalah yang terjadi, maka tanggung jawab tidak hanya berhenti pada institusi.

Ini bukan berarti setiap ketidaksesuaian akan berujung pada konsekuensi berat. Namun dalam situasi tertentu, aspek ini menjadi relevan dan perlu diantisipasi.

Membaca Risiko Ini Secara Menyeluruh

Kelima risiko ini tidak berdiri sendiri. Dalam praktiknya, satu masalah dapat memicu rangkaian dampak lain. Misalnya, sengketa medis membuka kelemahan dokumentasi. Dari situ muncul audit klaim. Di saat yang sama, proses akreditasi berjalan dan menemukan ketidaksesuaian sistem.

Situasi seperti ini bisa berkembang menjadi tekanan yang kompleks bagi manajemen rumah sakit.

Risiko Ini Sebenarnya Bisa Dimitigasi

Hal penting yang perlu diingat, risiko-risiko ini bukan sesuatu yang tidak bisa dikendalikan.

Rekam medis elektronik yang diimplementasikan dengan baik dapat membantu memberikan bukti yang kuat, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, menjaga konsistensi data, dan mendukung kesiapan akreditasi.

Lebih dari itu, sistem yang baik juga memberikan perlindungan bagi tenaga medis dan manajemen ketika mereka sudah menjalankan tugasnya dengan benar.

Pertanyaannya bukan lagi apakah risiko ini ada. Yang lebih relevan adalah sejauh mana sistem yang ada saat ini sudah mampu mengelolanya.

Dalam banyak kasus, masalah tidak muncul karena tindakan yang salah, tetapi karena sistem yang belum siap.

Rekam medis elektronik bukan hanya alat pencatatan. Ia adalah bagian dari perlindungan hukum bagi rumah sakit.

Langkah terbaik adalah mempersiapkan sebelum risiko itu muncul. Jika belum, maka waktu terbaik berikutnya adalah sekarang.

Ingin tahu lebih lanjut? Jadwalkan demo gratis SIMRS DHealth di www.dhealth.co.id/kontak atau hubungi tim kami via WhatsApp.